OMUNICADO INTERNO – 007/2014
Suzano, 31 de outubro de 2014.
Prezados moradores do Conjunto Residencial Parque Savassi
É natural aos novos condôminos que após terem feito suas pequenas reformas e terem todo o trabalho exaustivo de carregarem suas mudanças para suas unidades habitacionais que deixem para segundo plano (ou esqueçam) o ajuste de seus cadastros de endereços de cobrança de diversas contas, incluindo endereços de cadastro junto à Administradora.
É necessário dizer que a correspondência e serviços de correio ainda são partes fundamentais da nossa vida em sociedade. É por meio dos correios que chegam contas, extratos, avisos, encomendas, além de diversos outros itens importantes que devem ser entregues o mais rápido possível aos seus destinatários. Daí a necessidade de que o condomínio seja rápido e certeiro na entrega e distribuição da correspondência para os condôminos. Afinal, ninguém quer perder um prazo de pagamento de um boleto, ou pior, saber que um cartão, por exemplo, já foi entregue, mas está ‘perdido’ dentro do condomínio.
Distribuição
O serviço de correio entrega as correspondências destinadas a nosso empreendimento de uma só vez, uma vez ao dia. É comum que a separação das cartas seja feita pelo zelador ou pelo porteiro de plantão e a esta tarefa estimamos que tome cerca de uma a duas horas diárias destes profissionais.
Dada a dimensão, quantidade total de unidades e uma vez que nosso condomínio ainda não possui caixas individualizadas de correio, atualmente os condôminos devem se dirigir à portaria e solicitarem a verificação de correspondências, retirando-as sem maiores burocracias. Ressaltamos ainda que seria impossível lidar com toda a logística de redistribuição unidade-por-unidade com apenas um funcionário (Zelador), outra opção que não é viável seria deslocar o porteiro de suas atribuições ou seria ainda mais custoso (financeiramente) ao condomínio contratar uma pessoa específica para este fim.
Cartas registradas, encomendas (SEDEX etc) ou diversos que necessitem assinatura
Caso a carta seja registrada, um telegrama citação judicial ou demais documentos e encomendas que exijam assinatura, o trâmite será um pouco diferente. Nestes casos, o profissional de portaria tentará entrar em contato com o condômino diretamente pelo interfone, para que ele retire pessoalmente a encomenda. Caso não obtenha resultados, fará uma lista com as correspondências desse tipo, com protocolo de retirada. Os moradores então assinarão ao receber o material, que, portanto, deve ser entregue em mãos – diretamente na portaria, mesmo que futuramente sejam implantadas caixas individualizadas.
Jornais e Revistas
Poderão ser retirados como encomendas comuns pelo condômino, sem a necessidade de protocolos. Evidentemente se, futuramente, as caixas individualizadas não comportarem o volume deste tipo de material eles continuarão a ter que ser retirados na portaria.
O volume
Para se ter uma ideia, em um condomínio com aproximadamente 300 unidades, o volume diário de correspondências pode chegar a 1.500 cartas diárias. O volume de correspondência, portanto, é enorme, e por este motivo solicitamos aos condôminos que verifiquem correspondências na portaria com regularidade, pois as mesmas estão gerando volume muito fora do normal, já que não estão sendo retiradas.
Estrutura externa / Caixas individualizadas
Uma parte essencial da logística será facilitada quando nosso condomínio tiver caixas individualizadas, neste cenário os correios poderão até mesmo entregar as cartas diretamente nas caixas, evidentemente isso necessitará confirmação de viabilidade junto ao serviço de correios, após a implantação.
Neste sentido, foram encaminhados ao conselho fiscal, pelo Síndico Geral, orçamentos relativos à colocação destas caixas, que provavelmente ficarão localizadas no andar térreo, abaixo das escadas e possuirão chaves unicas que serão entregues aos condôminos.
Como a implantação ainda esta em estudando de viabilidade (financeira/logística etc), ainda não temos prazo exato para a compra e colocação destas caixas. No entanto, manteremos à todos informados a cada novo movimento neste sentido.
Responsabilidade
Embora o condomínio seja responsável por possíveis extravios (correspondências sumirem etc), o condômino é igualmente responsável por ir até a portaria retirar suas correspondências. Ou seja, o condomínio responde por correspondências não estarem na portaria quando deveriam (foram entregues pelo correio), mas não se responsabiliza por contas pagas em atraso, simplesmente porque o condômino não retirou os diversos boletos na portaria.
Lembrem-se: A portaria só terá obrigação de interfonar à unidade em caso de correspondências que exijam assinatura (encomendas, sedex etc) e no momento que chegam, nos demais cenários não o fará, cabendo unicamente ao condômino indagar por suas encomendas igualmente ao que faria com correspondências normais.
Outra questão, ainda falando de correspondências, é a atualização de endereços junto à Administradora. Tem se tornado muito comum pessoas mudarem para o condomínio e simplesmente esquecerem que seus cadastros de endereço de cobrança (para onde são mandados os boletos da taxa de condomínio, atas de reunião, comunicados e convocações) ainda constem seus endereços anteriores e não seu novo endereço no C.R. Parque Savassi. Recomendamos a todos os que estejam nessa situação que entrem em contato pelos e-mails cobranca@rmadministradora.com.br ou cobranca2@rmadministradora.com.br, atualizando seus cadastros e garantindo que as documentações cheguem regularmente e dentro do prazo de vencimento.
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