A comunicação entre o Corpo Diretivo e os condôminos é um ponto chave na gestão bem sucedida de um condomínio. Isso acontece porque muito do andamento da gestão depende da comunicação e troca de informações para que haja aprovações e demais esclarecimentos, e um dos principais canais de comunicação ainda é o velho livro de ocorrências…

Mas, como um sistema de chamados pode melhorar a comunicação?
Vamos imaginar a seguinte situação:

Em nosso condomínio possuímos 360 unidades. Serão, portanto, mais de 360 moradores que abrirão solicitações, interfornar diversas vezes na semana, deixar recados com o porteiro, mandar correspondências, e-mails entre outros.

A frequência das aberturas de comunicação varia mês a mês e pode ser que não sejam tão altas, em um ou outro. Mas concorda que gerir todas as centenas de demandas, ou até mesmo mais, apenas com a memória, ou mesmo em um sistema de e-mails (em que as mensagens facilmente se perdem) é difícil? Imagine então, para cada um dos moradores que não tem o seu problema resolvido, ou ainda que não consegue acompanhar ou ter um histórico de seu atendimento…

Livro de ocorrências do condomínio

O livro de ocorrências é uma forma muito utilizada para a comunicação entre condôminos e a gestão do condomínio, para relatar dúvidas, sugestões e reclamações. Mas, imagine a seguinte situação:

• O morador chega no condomínio e identifica um problema na área comum;
• Para relatar o problema é necessário voltar até a portaria, dizer o que aconteceu, solicitar uma ficha (ou livro)  e relatar;
• A administração só verá a reclamação quando passar na próxima visita a portaria,  para verificar o livro de ocorrências do condomínio, o que pode demorar mais do que esperado;
• Para saber o andamento, hoje, o morador precisa voltar na portaria e solicitar a verificação do livro ao porteiro, todos os dias;

Ou ainda a situação da comunicação por e-mail:

• O morador faz a comunicação a um os membros da administração ou ainda pela Administradora;
• Relata o problema de forma isolada, em que apenas uma pessoa (ou um pequeno grupo de pessoas) tem acesso a informação;
• O relato pode ou não se misturar a outras solicitações, poderá (ou não) “furar a fila” de outras solicitações, pois não existe nenhuma maneira de organiza-las;
• A Administração não possuirá visão geral de todos os assuntos pendentes e com quem está a responsabilidade em responde-las, ou ainda, se alguém já tomou providências e encaminhamentos;
• Muitas vezes, por ser uma forma descentralizada de comunicação, alguns moradores alegam que não foram respondidos quando se quer abriram a comunicação, ou seja, se aproveitam da desorganização para “ganhar tempo” e jogar a responsabilidade à diante.

Pensando justamente em otimizar esse processo e facilitar tanto a vida do morador quanto da Administração, que estamos iniciando a implantação de um Sistema de Chamados.

Neste sistema, a solicitação do morador é PRIVADA, ou seja, somente quem abriu o chamado e a gestão enxergam e trocam mensagens, evitando com que as reclamações fiquem expostas a todos, vizinhos e porteiros, o que pode causar intrigas ou mal estar entre os moradores.

Além disso, a Administração terá visão geral de todos os assuntos pendentes, tempo de espera do chamado, priorização etc, com o ganho de manter todo o histórico de interações de maneira coerente e segura.

Pense em mais um caso:
Na troca de gestão, ou ainda, quando quiser cobrar por uma resolução de seu caso, você precisará (no modelo sem o sistema) atualizar os novos Administradores (ou relembrar os atuais) as solicitações pendentes, histórico do que foi feito etc. Não é complicado!?

Com o novo sistema, bastaria informar o número do chamado a Administração e todo o histórico viria à tona, com as informações completas de tudo que ocorreu até aquele momento.

Bom, você já entendeu um pouco qual a logística do Sistema, certo?

Então, separamos mais cinco benefícios que o Sistema pode trazer:

1. Agilidade das ações

Tendo esse espaço centralizado em um “livro de ocorrências digital” para dialogar com a Administração, as reclamações e solicitações terão melhor visualização e a troca de informações será facilitada, o que torna mais rápidas as decisões a serem tomadas e os encaminhamentos.

2.Organização das Informações

As pendências da Administração ficam sempre visíveis para você, de forma que poderá acompanhar com muito mais tranquilidade quando uma resposta e finalização for feita. Além disso, à medida que as ocorrências/chamados são resolvidas, ainda ficarão no sistema para que o histórico da unidade seja preservado.

 3. Retorno e Transparência

O sistema dispõe da possibilidade de enxergar todas as interações feitas, incluindo de aprovação ou não de uma solicitação. O permite ainda mais proximidade diminuindo a margem para desconfiança ou conflitos.

4. Economia de Tempo

Todo o processo de criar um chamado dentro do sistema é simples e rápida, não precisando esperar encontrar o síndico, zelador ou ainda ter contato com outros colaboradores (podem inclusive estarem em sua reclamação), ou ainda, ter dúvidas sobre qual e-mail usar e dúvidas sobre se haverá resposta.

5. Mais participação dos moradores na gestão

A comunicação fica mais fácil, o que faz com que as pessoas possam sugerir e opinar mais na gestão do condomínio, um benefício que todos esperam. Assim, com o uso da plataforma, a administração acontece de forma colaborativa, com todos os membros da Administração, de forma ágil e com muitos avanços e menos estresse.

A comunicação é maior desafio no relacionamento com as pessoas, por isso a falta dela pode gerar tantos conflitos. Um condomínio que possui uma boa gestão deve ter uma Administração aberta, prestativa, que está disposta a solucionar os problemas que aparecem além de melhorar, cada vez mais, a convivência entre todos.

Para abri um chamado, preparamos um breve vídeo explicativo para você: